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Clean Desk Policy – Sinnvoll oder nicht?

Mein Arbeitsplatz im Home Office

Ein Stapel für wichtige Dokumente, daneben ein Ordner mit Unterlagen, welche bis zur nächsten Woche Zeit haben. Hinzu kommen private Fotos, Süßigkeiten, wichtige Dokumente und jede Menge PostIts*, auf denen schnelle aber wichtige Notizen stehen. So sehen mit Sicherheit viele Schreibtische* in Unternehmen und Privathaushalten aus.

In vielen Unternehmen findet jedoch ein Änderungsprozess statt. Hier wird auf die sogennante Clean Desk Policy gesetzt. Das bedeutet, dass jeden Abend alle Dokumente wegsortiert und weggeschlossen werden, bis der Schreibtisch wieder leer ist. Hierzu gehört auch das Säubern von FlipCharts* und Whitebords*.

Vorteile einer Clean Desk Policy

Ein klarer Vorteil der Clean Desk Policy liegt auf der Hand: Es wird definitiv weniger Zeit mit Suchen verschwendet. Alle Dokumente und Unterlagen haben einen festen Platz in einem abschließbaren Schrank oder Rollcontainer. Ein weiterer Vorteil ist, dass Kollegen Aufgaben übernehmen können, wenn ein Mitarbeiter ausfällt. Ausserdem kann ein aufgeräumter Schreibtisch einfacher von anderen Kollegen oder Besuchern genutzt werden. In Büros mit wechselnden Team-Mitgliedern gehört nicht nur der leere Schreibtisch zur Clean Desk Policy sondern auch der Rollcontainer*, in dem sich persönliche Dokumente und Projektunterlagen schnell zu einem neuen Platz bringen lassen. Gerade in meinem Umfeld ist bei den meisten Projekten Geheimhaltung unabdingbar. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter Dokumente und Daten vor nicht autorisierten Zugriffen von innen und außen schützen muss. Eine Clean Desk Policy reduziert genau diese Risiken. Hierzu gehört nicht nur das Wegräumen von Papierdokumenten, sondern auch den Schutz der digitalen Dokumente auf dem Computer. Somit muss jeder Mitarbeiter beim Verlassen des Arbeitsplatzes (und sei es auch nur für kurze Zeit) seinen Rechner sperren und schauen, ob sensible Dokumente offen auf dem Schreibtisch liegen und diese wegräumen.

Auch psychologisch ist ein leerer Schreibtisch am Abend hilfreich. Das kurze Aufräumen schließt den Arbeitstag ab, der Mitarbeiter kann besser abschalten und in den Feierabend gehen. Und am Morgen begrüßt den Mitarbeiter ein aufgeräumter Schreibtisch und kein Chaos. Da fängt der morgentliche Arbeitstag gleich viel besser an.

Weiterhin wirkt das aufgeräumte Büro attraktiv, professionell und effizient. In einer gut organisierten Umgebung haben Mitarbeiter eher das Gefühl, die Übersicht zu behalten und die Kunden bekommen einen guten Eindruck vom Unternehmen.

Diese Schritte helfen bei der Einführung der Clean Desk Policy

Damit dir die Einführung des Clean Desk einfacher fällt, musst du diese folgenden drei Punkte verinnerlichen und täglich anwenden:

1. Gleich am Morgen planen

Lege nur die Dinge auf deinem Schreibtisch, die du an deinem Arbeitstag wirklich benötigst. Beginne jeden Morgen mit einer kurzen Planung, damit die Dokumente, die du unmittelbar für deinen Arbeit benötigst, auswählen kannst. Generell hilfreich ist das Anlegen einer To-Do-Liste, wo alle Aufgaben priorisiert für den Arbeitstag aufgeschrieben werden. Hole nur die Dokumente hervor, welche du zur Abarbeitung einer Aufgabe wirklich benötigst. Alle anderen Ordner und Dokumente bleiben im Büroschrank* oder der Schublade des Rollcontainers* bzw. werden nach Erledigung der Aufgabe wieder dort abgelegt.

2. Während des Tages schützen

Wenn du den Schreibtisch verlässt, sollten Informationen nie ungeschützt zurückgelassen werden. Bevor du zu Meetings oder in die Pause gehst, überprüfe stets kurz, ob an deinem Arbeitsplatz sensible Daten liegen. Falls ja, verstaue sie in einem Ordner oder in einer Schublade. Natürlich müssen auch deine digitalen Dokumente geschützt werden. Daher sperre deinen Rechner. Ein zusätzlicher Schutz bietet ein passwortgeschützter Bildschirmschoner. Wer einen Laptop* als Arbeitsrechner hat sollte auch diesen vor Diebstahl schützen. Verwende ein Kansington-Schloss* um den Rechner zu sichern oder nehme den Laptop mit zum nächsten Meeting.

3. Am Ende des Tages einsammeln

Wenn  du deinen Schreibtisch am Abend zum Feierabend verlassen möchtest,  dürfen Sie keine Dokumente darauf zurücklassen werden. Damit die Sicherheit deines Projektes, deiner Kunden und Mitarbeiter gewährleistet ist, ist es unerlässlich, dass sensible Akten in Ordnern oder in verschließbaren Schubfächern abgelegt werden. Weiterhin musst Du die Ergebnisse von den FlipCharts bzw. Whiteboards mittels Kamera sichern und die darauf geschriebenen Informationen wegwischen. Du weißt nie wer Einsicht in Dein Büro hat.

Fazit

Sobald  du dich daran gewöhnt habst, deinen Schreibtisch und eigentlich das Büro mit Whiteboard und FlipChart täglich vor dem Feierabend aufzuräumen, wirst du von der gesteigerten Produktivität, die damit einhergeht, profitieren.

Da ich selber ein ordnungsliebender Mensch bin fällt es mir leicht, Ordnung am Arbeitsplatz und meinem privaten Schreibtisch zu halten. Für mich ist es einfach ein schönes Gefühl mich an einen aufgeräumten Schreibtisch zu setzen und produktiv zu arbeiten.

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